Randevu Plus Kurulumu: 15 Dakikada Sıfırdan İlk Randevuya

Yeni bir randevu sistemine geçerken asıl zorluk hesap açmak değil; hizmetleri, personeli ve çalışma saatlerini birbiriyle uyumlu şekilde tanımlamaktır. Eksik veya hatalı bir kurulum, müşterilere uygun olmayan saatlerin açılmasına, ekip takviminin karışmasına ve ilk günden manuel düzeltmeler yapılmasına neden olabilir. Bu rehberde Randevu Plus kurulumunu, gereksiz ayrıntılara girmeden ilk test randevusuna ulaşacağınız bir akışla tamamlayacaksınız. İşletme bilgileriniz, birkaç temel hizmetiniz ve ekip çalışma saatleriniz hazırsa yaklaşık 15 dakikalık odaklı bir kurulum yapabilirsiniz. Daha kapsamlı hizmet katalogları ve çok şubeli yapılar ise ilk testten sonra aşamalı olarak eklenebilir.

Randevu Plus Kurulumu İçin 15 Dakikalık Yol Haritası

İlk kurulumda amaç, işletmenizin bütün ayrıntılarını sisteme taşımak değildir. Amaç; takvimin çalıştığını, doğru personelin doğru saatlerde göründüğünü ve bir randevunun baştan sona oluşturulabildiğini doğrulamaktır.

Aşağıdaki sıra, kurulumun dağılmasını önler:

Bu süre bir garanti değil, sadeleştirilmiş ilk kurulum hedefidir. Beş şubesi ve geniş bir hizmet kataloğu bulunan bir işletmenin bütün verilerini aynı süre içinde tamamlamaya çalışması doğru değildir.

Başlamadan Önce: 15 Dakikayı Verimli Kullanın

Kurulum ekranını açmadan önce işletme bilgilerinizin küçük bir bölümünü hazırlayın. Böylece hizmet adı veya çalışma saati düşünürken zaman kaybetmezsiniz.

Elinizin altında şu bilgiler bulunsun:

• İşletme adı, iletişim bilgileri ve adresi

• İlk testte kullanılacak şube

• En sık verilen 1–3 hizmet

• Her hizmetin süresi ve fiyatı

• Test randevusunu alacak personel

• Personelin çalışma başlangıç ve bitiş saatleri

• Varsa öğle arası veya kapalı zamanlar

• Test için kullanılacak bir müşteri adı ve telefon numarası

Örneğin bir berber işletiyorsanız ilk aşamada bütün hizmet listenizi eklemeniz gerekmez. “Saç kesimi”, “sakal tıraşı” ve “saç-sakal” hizmetleriyle başlayabilirsiniz. Takvimin doğru çalıştığını gördükten sonra diğer hizmetleri eklersiniz.

Dakika 0–2: Hesabınızı ve İşletme Bilgilerinizi Oluşturun

Randevu Plus yönetim panelini açarak hesabınızı oluşturun veya mevcut hesabınıza giriş yapın. İlk ekranda işletmenizi tanımlayan temel bilgileri eksiksiz girin.

İşletme adında müşterilerinizin bildiği adı kullanın. Resmî şirket unvanınız ile mağaza adınız farklıysa, müşteriye gösterilecek alanlarda günlük kullandığınız işletme adını tercih edin.

Birden fazla şubeniz varsa ilk test için yalnızca bir şubeyi eksiksiz hazırlamak daha güvenlidir. İlk şubede hizmet, personel ve randevu akışını doğruladıktan sonra diğer şubeleri ekleyebilirsiniz. Böylece hatalı bir çalışma saati veya hizmet ayarı bütün işletmeye yayılmaz.

Randevu Plus’ın genel işletme yönetimi özelliklerini incelemek için işletmeler için Randevu Plus sayfasını kullanabilirsiniz.

Dakika 2–10: Randevu Düzeninizi Kurun

Bir randevunun oluşabilmesi için üç temel parçanın uyumlu olması gerekir: verilecek hizmet, hizmeti sunacak ekip kapasitesi ve işletmenin açık olduğu zamanlar. Bu nedenle kurulum sırasını değiştirmemek önemlidir.

1. İlk hizmetlerinizi ekleyin

Öncelikle test randevusunda kullanacağınız hizmetleri oluşturun. Her hizmet için müşterinin anlayacağı açık bir ad, doğru süre ve güncel fiyat bilgisi kullanın.

“Standart işlem” veya “Paket 1” gibi belirsiz adlar yerine “Kadın saç kesimi”, “Cilt bakımı” ya da “Birebir matematik dersi” gibi açıklayıcı isimler tercih edin.

Süreyi yalnızca işlemin uygulama süresine göre belirlemeyin. Koltuğun hazırlanması, odanın temizlenmesi veya bir sonraki müşteriye geçiş için gereken zamanı da düşünün. Örneğin işlem 40 dakika sürüyor ancak hazırlık için 5 dakika gerekiyorsa takvim planınızı buna göre oluşturun.

Hizmet listeniz uzunsa kategorilerden yararlanabilirsiniz. Paketleri ise tekil hizmet akışını doğruladıktan sonra eklemek, ilk kurulumu daha sade tutar.

2. İlk ekip üyesini tanımlayın

Test randevusunu gerçekleştirecek personelin profilini oluşturun. Ardından çalışma saatlerini ve varsa izin veya kapalı zamanlarını girin.

İlk aşamada bütün ekibi sisteme eklemek zorunda değilsiniz. Önce bir ekip üyesiyle takvimi doğrulamak, olası hataların kaynağını bulmayı kolaylaştırır.

Çalışanların yönetim alanında hangi bilgilere erişebileceğini de düşünün. Her ekip üyesine geniş yönetici yetkisi vermek yerine rol ve izinleri sorumluluklarına göre sınırlandırın. Ekip yapısını planlarken personel yönetimi özelliklerini inceleyebilirsiniz.

3. Çalışma saatlerini gerçek operasyonunuza göre girin

İşletmenin açık olduğu saatlerle personelin çalıştığı saatler aynı olmak zorunda değildir. Salon 09.00–20.00 arasında açık olabilir ancak test için eklediğiniz çalışan 10.00–18.00 arasında hizmet veriyor olabilir.

Bu farkı doğru tanımlamazsanız müşteriler, personelin işletmede olmadığı saatlerde randevu oluşturabilir. Özellikle vardiyalı çalışan ekiplerde her kişinin programını ayrı kontrol edin.

Öğle arası, toplantı, temizlik veya cihaz bakımı gibi randevu alınmaması gereken zamanları takvimde bloke edin. Randevu Plus’ın gün, hafta ve ay görünümleriyle takvimi kontrol edebilir; uygun olmayan zamanları kapalı tutabilirsiniz. Takvim yapısı hakkında daha fazla bilgi için randevu takvimi sayfasına göz atabilirsiniz.

4. İlk kurulumda gereksiz ayrıntıları erteleyin

İlk 15 dakikada stok seviyeleri, kampanyalar, komisyonlar, finans raporları ve gelişmiş müşteri segmentleriyle uğraşmayın. Bunlar işletme yönetimi açısından değerlidir ancak ilk randevunun oluşturulması için gerekli değildir.

Önce çalışan bir temel kurun:

1. Bir şube

1. Bir ekip üyesi

1. Birkaç hizmet

1. Doğru çalışma saatleri

1. Bir test randevusu

Bu yapı sorunsuz çalışıyorsa sistemi genişletmek çok daha kolay olur.

Dakika 10–15: İlk Test Randevunuzu Oluşturun

Kurulumun başarılı olup olmadığını ayarlara bakarak değil, gerçek bir randevu akışını tamamlayarak anlarsınız. Bu nedenle müşterilere açılmadan önce mutlaka bir test randevusu oluşturun.

Öncelikle kendi adınızla veya açıkça “Test Müşterisi” olarak tanımlanmış bir müşteri profili oluşturun. Gerçek bir müşterinin iletişim bilgilerini kullanmayın; aksi hâlde deneme sırasında yanlışlıkla mesaj gönderilebilir.

Ardından şu adımları tamamlayın:

1. Test müşterisini seçin.

1. Eklediğiniz hizmetlerden birini belirleyin.

1. Test için hazırladığınız personeli seçin.

1. Personelin çalışma saatleri içinden bir zaman belirleyin.

1. Randevuyu kaydedin.

1. Kaydın takvimde doğru gün, saat ve personel altında göründüğünü kontrol edin.

Daha sonra randevunun saatini değiştirin. Takvimdeki kaydın doğru yere taşındığını ve çakışma oluşmadığını doğrulayın. Son olarak test kaydını iptal edebilir veya test olduğunu belirten bir notla bırakabilirsiniz.

Mini senaryo: Tek çalışanlı berber

Diyelim ki işletmeniz 10.00–19.00 arasında açık ve tek personeliniz bulunuyor. “Saç kesimi” hizmetini 45 dakika olarak eklediniz ve 13.00–14.00 arasını kapattınız.

Test randevusunu 12.30’a eklediğinizde hizmet 13.15’e kadar uzanıyorsa, öğle arasıyla çakışma oluşabilir. Böyle bir test, müşterilere açılmadan önce hizmet süresi veya kapalı zaman ayarınızı düzeltmenizi sağlar.

Mini senaryo: Birden fazla uzmanı olan klinik

Bir klinikte aynı saatlerde farklı uzmanlar çalışabilir. İlk testte yalnızca bir uzman ve bir hizmet ekleyerek başlayın. Randevunun doğru uzman takviminde göründüğünü doğruladıktan sonra diğer uzmanları ve çalışma programlarını sisteme taşıyın.

Bu yöntem, geniş ekiplerde yanlış saat veya yetki tanımlarının fark edilmesini kolaylaştırır.

Testten Sonra Online Randevuyu Açın

Yönetim panelinden oluşturduğunuz test başarılıysa müşteri tarafındaki akışı kontrol edebilirsiniz. Online randevu sayfanızı veya web sitesi bileşenini kullanıma açmadan önce müşteri gibi ilerleyerek hizmetlerin ve saatlerin doğru göründüğünü doğrulayın.

Farklı bir tarayıcı penceresinden şu kontrolleri yapın:

• İşletme ve şube bilgileri doğru mu?

• Hizmet adları müşterinin anlayacağı kadar açık mı?

• Kapalı saatler seçim ekranında görünmüyor mu?

• Çalışma saatleri dışına randevu alınabiliyor mu?

• Oluşturulan kayıt yönetim takvimine doğru şekilde düşüyor mu?

Müşteri tarafındaki testi kendi telefonunuzdan da yapın. Yönetim bilgisayarında düzgün görünen bir akışın mobil cihazda da rahat kullanılabildiğinden emin olun.

İlk Randevudan Sonra Etkinleştirilecek Ayarlar

İlk randevuyu başarıyla oluşturduktan sonra operasyonunuzu kademeli olarak genişletebilirsiniz.

Hatırlatmaları düzenleyin

Randevu öncesinde gönderilecek otomatik mesajları ve hatırlatmaları kontrol edin. Mesajların işletme dilinize uygun, açık ve gereksiz ayrıntılardan uzak olması önemlidir.

Hatırlatmaların nasıl kullanılabileceğini otomatik randevu hatırlatmaları sayfasından inceleyebilirsiniz.

Diğer ekip üyelerini ekleyin

İlk personelin çalışma programı doğru görünüyorsa diğer çalışanları ekleyin. Her çalışanın saatlerini, izinlerini ve erişim yetkilerini ayrı ayrı kontrol edin.

Müşteri iletişim kanallarını bağlayın

WhatsApp ve Instagram üzerinden gelen talepleri tek gelen kutusunda toplamak, farklı kanallardaki randevu mesajlarının gözden kaçma riskini azaltır.

Yoğun mesaj trafiği bulunan işletmeler, temel randevu akışını kurduktan sonra AI FrontDesk’i ve gerektiğinde insana devir sürecini değerlendirebilir. Kurulum yaklaşımını AI FrontDesk rehberinde bulabilirsiniz.

Planınızı işletme yapınıza göre değerlendirin

Personel, şube ve ihtiyaç duyduğunuz özellikler arttıkça kullandığınız planın kapsamını kontrol edin. Güncel seçenekleri karşılaştırmak için Randevu Plus fiyatlandırma sayfasını kullanın.

Randevu Plus Kurulumunda Yapılan Yaygın Hatalar

Bütün hizmetleri ilk oturumda eklemek

Uzun bir hizmet kataloğunu tek seferde girmek hata ihtimalini artırır. Önce en sık kullanılan hizmetlerle başlayın, testten sonra listeyi genişletin.

Hizmet süresini fazla kısa belirlemek

Yalnızca uygulama süresini hesaba katmak, randevuların gün içinde üst üste binmesine neden olabilir. Hazırlık ve geçiş süresini de değerlendirin.

İşletme saatiyle personel saatini karıştırmak

İşletmenin açık olması, her personelin o saatlerde çalıştığı anlamına gelmez. Personel programlarını ayrı kontrol edin.

Test yapmadan online randevuyu paylaşmak

Randevu bağlantısını sosyal medya hesaplarınıza veya web sitenize eklemeden önce müşteri tarafındaki akışı kendiniz tamamlayın.

Her çalışana aynı yetkiyi vermek

Takvimi görmesi gereken bir çalışanın finans raporlarına veya işletme ayarlarına erişmesi gerekmeyebilir. Yetkileri görev kapsamına göre sınırlandırın.

İlk gün bütün otomasyonları açmak

Hatırlatmaları, otomatik mesajları ve no-show işlemlerini test etmeden etkinleştirmek istenmeyen iletişimlere neden olabilir. Önce test müşterisiyle akışı doğrulayın.

İlk Kurulum Kontrol Listesi

Online randevu sayfanızı müşterilerle paylaşmadan önce aşağıdaki maddeleri tamamlayın:

• İşletme ve şube bilgileri doğru

• En az bir hizmet tanımlandı

• Hizmet süresi ve fiyatı kontrol edildi

• En az bir personel eklendi

• Personel çalışma saatleri girildi

• Molalar ve kapalı zamanlar bloke edildi

• Test müşterisi oluşturuldu

• İlk test randevusu takvime eklendi

• Randevu saati değiştirilerek tekrar kontrol edildi

• Müşteri tarafındaki online randevu akışı test edildi

• Personel rol ve yetkileri gözden geçirildi

Sıkça Sorulan Sorular

Randevu Plus kurulumu için teknik bilgi gerekir mi?

Temel işletme, hizmet, personel ve çalışma saati ayarları için yazılım geliştirme bilgisine ihtiyacınız yoktur. Kurulumu işletmenizin günlük çalışma düzenini esas alarak tamamlayabilirsiniz.

İlk kurulumda kaç hizmet eklemeliyim?

Takvimi test etmek için en sık kullanılan 1–3 hizmet yeterlidir. İlk randevuyu başarıyla oluşturduktan sonra diğer hizmetleri ve paketleri aşamalı olarak ekleyebilirsiniz.

Birden fazla şubeyi aynı anda kurmalı mıyım?

İlk kez kurulum yapıyorsanız önce tek bir şubede bütün akışı doğrulamak daha güvenlidir. Doğru çalışan yapıyı daha sonra diğer şubelere uyarlayabilirsiniz.

Test randevusunda gerçek müşteri bilgisi kullanabilir miyim?

Kullanmanız önerilmez. Otomatik mesaj veya hatırlatma ayarları açıksa gerçek müşteriye yanlışlıkla bildirim gidebilir. Ayrı bir test profili kullanın.

İlk randevudan hemen sonra online randevuyu paylaşmalı mıyım?

Önce müşteri tarafındaki akışı farklı bir tarayıcıdan ve mobil cihazdan tamamlayın. Hizmetler, saatler ve şube bilgilerinin doğru göründüğünden emin olduktan sonra bağlantıyı paylaşın.

İlk Randevunuzu Randevu Plus’ta Oluşturun

İlk kurulumun amacı kusursuz ve eksiksiz bir sistem kurmak değil, güvenilir biçimde çalışan ilk randevu akışını oluşturmaktır. Bir şube, birkaç hizmet ve tek ekip üyesiyle başlayın; testinizi tamamladıktan sonra diğer özellikleri aşamalı olarak devreye alın.

Randevu Plus hesabınızı açarak ilk randevunuzu oluşturabilir veya işletmenize uygun kurulum akışını değerlendirmek için Randevu Plus destek ekibiyle iletişime geçebilirsiniz.